Головна / Профорієнтація / Професії / Ви зараз переглядаєте:

Професія секретар

Секретар — ініціативний працівник офісу, на якого покладено широке коло обов'язків: це і відповіді на телефонні дзвінки, і реєстрація кореспонденції, і організація зустрічей, та ведення діловодства, а також виконання всіх доручень керівника та прийняття самостійних рішень у межах своєї компетенції.

Мета праці секретаря – забезпечити ефективну управлінську та адміністративну діяльність підприємства.

Різновиди професії

Під поняттям «секретар» ховаються люди різних професій:

Секретар на ресепшн – приймає і розподіляє телефонні дзвінки, зустрічає відвідувачів і виконує дрібні доручення керівника. Посада не вимагає спеціальної освіти. Іноді такому співробітникові закидають придбання води або канцтоварів. По престижу це місце знаходиться на найнижчому щаблі кар'єрних сходів.

Секретар-референт – це досить відповідальна посада і багато в чому схожа з роботою офіс-менеджера. Потрібно готувати проектні рішення, редагувати документи, складати тексти для виступу начальника на всілякі заходи. Контроль над роботою інших співробітників також лежить на секретаря-референте. Професію можна отримати після навчання в спеціалізованій школі, навчальному центрі або після закінчення середнього спеціального навчального закладу.

Помічник керівника – займати місце асистента вважається почесним. Діловод повинен не тільки встановити довірчі відносини з керівником, але і володіти стресостійкістю і впевненістю в собі. Фахівця такого рівня необхідно вирішувати організаційні та адміністративні проблеми, організувати роботу персоналу.

Крім перерахованих вище основних напрямів трудової діяльності секретаря, розрізняють додаткові найменування даної професії, які мають деякі особливості.

Так, технічному секретарю потрібно вміти друкувати 145 символів в хвилину не дивлячись на клавіатуру, задіявши всі десять пальців відразу. Така людина повинен довести до автоматизму свою роботу з офісною оргтехнікою і займатися телефонним обслуговуванням.

Для секретаря-перекладача крім основних функцій, важливо професійно володіти іноземною мовою для участі у переговорах з іноземними діловими партнерами.

В обов'язки діловода входить систематизацію документації установи, а також робота з архівом, реєстрація кореспонденції, оформлення рахунків.

Адміністративно –господарські питання лягають на плечі офіс-секретаря. Крім ведення ділової переписки, необхідно займатися бронюванням квитків та готелів, зустрічати гостей і партнерів, виконувати розпорядження керівника.

Посаду з трохи незвичайною специфікою роботи для даної професії – судовий секретар. Місце роботи такого спеціаліста – суд. Працівник перевіряє явку викликаних людей на судове засідання, веде протоколи засідання суду, друкує судові акти, виконує всі вказівки судді.

Історія професії секретар

Якщо привідкрити завісу історії і відправиться на пошуки відповіді на питання: звідки взяла початок професія « секретар», то, швидше за все, шлях приведе нас до писарям і літописцям. Ці люди займалися листуванням, вели запис розпоряджень та указів царя, фіксували події в хронологічному порядку.

Державним і політичним діячам також важко було обходитися без помічника. У Росії секретарську посаду ввів Петро I 1720 році, пред'явивши до професії високі вимоги. Роботу секретаря довіряли людям зі знанням законів, наявністю освіти і володіють усіма тонкощами професії.

З 1840 керівники багатьох підприємств стали призначати до себе в помічники особистого секретаря. Однак людей без спеціальних навичок на цю посаду не брали. Так, стали відкриватися секретарські курси. Що цікаво, спочатку вони з'явилися в Харкові, а в США тільки через одинадцять років.

Науково – технічний прогрес стрімко розвивався: копірки та друкарські машинки залишилися в минулому, наділивши сьогоднішнє робоче місце секретаря сучасними комп'ютерами, факсом та іншою оргтехнікою.

Професійне свято «секретаря» прийнято відзначати в останню середу повного тижня квітня.

Плюси і мінуси

Професія, безсумнівно, має перевагу в перевагах:

  • можливість у деяких випадках поєднання навчання і роботи;
  • відсутність фізичного навантаження;
  • комфортні умови роботи в теплому приміщенні;
  • корисні навички спілкування і придбання вигідних зв'язків;
  • завжди можна скористатися ксероксом в особистих цілях.

Недоліки:

  • необхідність постійно перебуває на виду у начальника;
  • потрібно кожен день виглядати бездоганно, оскільки про солідність компанії часто судять за зовнішнім виглядом співробітників;
  • однотипність і рутинність роботи ( у дрібних установах);
  • у деяких компаніях важко самореалізуватися;
  • ненормований графік роботи.

Вимоги до професії секретар

Кандидат на дану професію, насамперед, повинен:

  • розташовувати середньою або вищою освітою;
  • володіти персональним комп'ютером і вміти працювати з пакетом програм Microsoft Office;
  • знати основи діловодства;
  • мати базові знання у сфері діяльності секретаря;
  • знати стандартні офісні процедури;
  • при необхідності володіти англійською мовою.

Обов'язки секретаря

Керівники невеликих фірм хочуть, щоб секретар:

  • переглядав кореспонденцію;
  • сортував і реєстрував вхідну і вихідну пошту;
  • відповідав на телефонні дзвінки;
  • забезпечував життєдіяльність офісу (замовлення води);
  • спілкувався з клієнтами;
  • контролював виконання різних завдань.

У більш солідних компаніях коло обов'язків секретаря може бути набагато ширше. Діловода просять:

  • організувати прийом або нараду;
  • розпланувати робочий час керівника;
  • придбати канцтовари та інші речі;
  • замовити для начальника або службовців готелю або авіаквитки;
  • вести протокол зборів;
  • готувати переговори з бізнес – партнерами.

Секретар зобов'язаний займатися діловодством.

Відповідальність секретаря

У деяких компаніях на посаді секретаря ні за що відповідати не доводиться, в інших він обтяжений матеріальної і дисциплінарної відповідальністю, крім завантаженості своїми посадовими обов'язками.

У разі втрати секретарем яких-небудь важливих документів, до адміністративної відповідальності буде притягнутий не спеціаліст, а юридична особа, т. е. компанія.

Секретар може бути матеріально-відповідальною особою і стежити за наявністю основних матеріальних цінностей, які знаходяться в офісі в його підзвіті: меблі, оргтехніка та інших.

Повноваження секретаря

Керівник зобов'язаний надати всю необхідну інформацію для того, щоб секретар міг впоратися з поставленим завданням. Це стосується і конфіденційних даних.

Секретар може обговорити з керівником питання з приводу свого бачення, як можна поліпшити свою роботу і роботу організації.

Він має право:

  • запитувати у співробітників компанії необхідну документацію для дотримання пунктів своєї посадової інструкції;
  • вимагати від керівника вжити заходів для забезпечення схоронності документації і матеріальних цінностей;
  • вирішувати виробничі питання в межах своєї компетенції.

Особливості професії

Посаду секретаря – привілей жінок. Саме їх керівники хочуть бачити своїми помічниками. Це пояснюється жіночим умінням проявити гнучкість, запобігти агресію шефа, вловити його настрій і особливості характеру. Прекрасна половина зуміє зробити комфортним діловий офіс і вразити партнерів.

Однак, чоловік може претендувати на посаду помічника керівника, влаштовуючись на роботу у велику фірму.

Професійні навички та вміння секретаря

Для роботи секретарем важливо:

  • бути на «ти» з персональним комп'ютером;
  • володіти культурою спілкування;
  • вміти знайти підхід до відвідувачів;
  • проявляти акуратність і пунктуальність.

Деякі компанії бачать на посаді секретаря людини зі знанням іноземних мов.

Особисті якості секретаря

Якщо поставити запитання керівникам різних підприємств, про те якими рисами характеру повинен бути наділений його особистий секретар, то можна припустити , їхня відповідь буде однозначною:

  • комунікабельністю і відповідальністю,
  • пунктуальністю і організованістю,
  • терпимістю і стресостійкістю.

Крім того, відзначають презентабельну зовнішність, красиву мова, добру пам'ять.

Після спілкування з секретарем компанії в відвідувача повинна з'явитися впевненість, що тут йому допоможуть вирішити його питання.

Кар'єра

Посаду секретаря оповита міфами про труднощі, пов'язаних з просуванням по кар'єрних сходах. Частково, це так і є. Але це лише частково: все залежить від кожної людини особисто. Хтось вже через 1-2 роки проявляє себе з найкращого боку і впевнено рухається вперед назустріч численним перспектив, а кому-то й посади секретаря виявляється багато.

Розумні та ініціативні співробітники можуть підшукати собі місце солідніше межах тієї ж компанії, ставши наприклад помічником менеджера, а після менеджером або навіть директором.

Де працювати секретарю

У секретарів потребують:

  • різні організації та фірми;
  • суди, адвокати та нотаріуси.

Секретар необхідний як в крупній компанії, так і на підприємстві, займається малим бізнесом.

Скільки заробляє секретар

Не можна назвати якусь фіксовану суму, якщо говорити про середньомісячний оклад людей, обіймають посаду секретаря.

Держустанови не балують своїх діловодів високими заробітками і платять їм приблизно 300 доларів. Але, якщо піти працювати у велику іноземну компанію, то можна підвищити дохід до 1000 доларів.

Освіта

При прийомі на вакансію помічника керівника розглядають людей з вищою освітою або наявністю свідоцтва про закінчення спеціалізованого навчального центру для секретарів. Іноді навчання можна пройти в компанії, яка згодна прийняти Вас на роботу.

Працювати секретарем можна і без вищої освіти, але солідні компанії хочуть бачити у своїй команді дипломованих фахівців зі знанням діловодства, етики ділового спілкування, психології, стенографії та швидкочитання, вмінням працювати в 1С і майстерно управлятися з оргтехнікою.

 

 

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (1 оцінок, середнє: 5.00 з 5)
Loading...
Микола Бороздін
Микола Бороздін

Працюю в сфері HR з 2003 року. Головні досягнення на позиції HR:
– 10 річний досвід роботи в сфері HR (держ. служба, виробництво, IT) у компаніях з чисельністю від 20 до 4 000 людина персоналу.
– Досвід створення HR підрозділу з “нуля”, формування системи і підбору команди
Управлінський досвід 4 року.

Читайте також:

Професія перукар

Зміст:Різновиди Історія професії парикмахераПрофессиональный свято Плюси і минусыТребования до профессииДолжностные обязанностиОтветственностьПолномочия парикмахераОсобенности профессииПрофессиональные навички і ...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *