Головна / Документи / Листи / Ви зараз переглядаєте:

Як правильно написати службовий лист

Службовим листом називають документи, розрізняються своїм змістом, темою, які служать для зв'язку між організаціями, структурними підрозділами всередині організації, клієнтами, діловими партнерами. Вони доносять до адресата різну інформацію – сповіщають, попереджають, нагадують і т. д.

Обмін службовими листами – вид ділового листування, а так як чітко регламентованої форми службового листа немає, слід приділяти увагу стилю мови і написання у листі, тому що залежно від цього складається загальне враження про адресата. Тим не менше, існують шаблони, відповідно з якими складають службові листи. Крім цього, існує ряд реквізитів, які в обов'язковому порядку проставляються на листі.

Текст будь-якого виду листа повинен бути лаконічним, грамотним, несучим ясну і точну інформацію.

В залежності від інформації, яка представлена у листі, воно може бути:

  • Інформаційним – адресата, про що інформують;
  • Супровідним – якщо направляються адресату, крім листа, ще якісь документи;
  • Повідомленням – одержувач повідомляє відправника про одержання його відправлення (документів, посилки, грошового переказу і т. п.);
  • Гарантійним – якщо в ньому підтверджується виконання взятих зобов'язань. Цей вид службового листа наділений юридичною силою. Інформація в ньому повинна бути представлена чітко, без двозначностей. Також на відміну від усіх інших видів службових листів, на гарантійному присутні візи директора і бухгалтера і печатка підприємства.
  • Повідомлення – до відома адресата доводяться факти, представляють для нього інтерес;
  • Запрошення – адресат інформується про проведення громадських заходів – конференцій, семінарів, конкурсів і т. д., і запрошується на них;

Зазначені види службового листа – основні. Існує безліч видів зважаючи на викладену інформацію:

  • Запит надсилається в організацію з проханням надати які-небудь відомості;
  • Вимога, в якому спонукають виконати раніше взяті домовленістю;
  • Відповідь, складається у відповідь на запит, прохання, пропозиція;
  • Претензія, в якому зазначаються невідповідності виконання домовленостей. Його призначення – спонукати адресата покрити неустойку, виникла у зв'язку з цим;
  • Привітання, повідомлення в офіційних святкових випадках, таких як важливі події в житті компанії або її керівництва;
  • Подяка – може бути адресовано компанії або її співробітнику, або окремій людині як відповідь на які-небудь вчинки, мають позитивні наслідки;
  • Прохання – один з найпоширеніших видів службових листів, т. до. у процесі діяльності компанії виникає маса ситуацій, коли треба висловити прохання про що-небудь;

Як правило, службовий лист висвітлює виключно одне питання. Одному адресату надсилається стільки листів, скільки питань потрібно вирішити. Об'єднання в одному листі декількох питань можливо, тільки якщо вони пов'язані між собою.

На деякі види службових листів можна не відповідати, наприклад, на запрошення або інформаційні. Але є види листів, в основному, від державних установ, в яких встановлені терміни реагування на послання.

Бланк службового листа

Службові листи пишуть на фірмових бланках організації, спеціально розроблених для цього виду кореспонденції. Причому в держ. структурах їх форму розробляє і затверджує спеціальна служба, а в приватних і невеликих компаніях – діловод і стверджує директор.

В обов'язковому порядку на бланку службового листа покладається вказати наступні реквізити:

  • Назва компанії (організації, фірми),
  • Відділ, куди надсилається службовий лист,
  • Посаду виконуючого особи, його ПІБ,
  • Адреса одержувача,
  • Дата, вихідний номер листа, а якщо це лист-відповідь, то і номери та дати документів, на які пишуть відповідь,
  • Заголовок, написане однією фразою. Якщо ж лист короткий, то заголовок не вимагається.

Проставлені на службовому листі відмітки про виконання, резолюції, підписи керівництва також належать до числа реквізитів листа.

Реквізити «вихідний і вхідний номер документа» фіксуються у журналах вихідної і вхідної кореспонденції.

Як правило, бланком службового листа є лист формату А4 та реквізити розташовують у верхньому куті. Посередині бланка реквізити розташовують рідше, в основному, таку форму використовують держустанови. Для листів з невеликим обсягом тексту (не перевищує 8 рядків) допускається формат А5.

Структура службового листа, його зміст і потрібні відомості

Основна умова, яке дотримуються при веденні всієї ділової листування – це лаконічність. Перед написанням листа слід обдумати його зміст і в максимально зрозумілій і простій формі викласти суть питання. Згідно прийнятих норм, службовий лист не повинно займати розмір більше одного аркуша. Заголовок не пишуть до коротких листів, розмір яких до 7 рядків.

Службовий лист ділять на дві частини – вступну і заключну. У вступній розкривається тема листа, причини, спонукали його скласти, витяги з документів. У заключній частині вказані дії, які слід виконати адресату після прочитання листа: задовольнити прохання, прийняти запрошення, розглянути пропозицію, виконати гарантії, зробити висновки, виконати вимогу. Бувають і такі ситуації, що лист складається тільки з висновку і в ньому немає будь-яких пояснень.

Для спрощення роботи при великій кількості листів з однаковим змістом створюють листи-шаблони, в яких у порожніх полях проставляються конкретні дані.

Як оформити службовий лист

Оформляючи службовий лист, звертають увагу на наступні моменти:

  • Воно має бути написаний на фірмовому бланку;
  • Бланк повинен містити всі реквізити організації;

Готове до відправки лист має містити всі обов'язкові реквізити: дату, вихідний номер, адресата, заголовок, власне текст, вказівка про додатки, якщо вони є, потрібні підписи, в окремих випадках – друк. У число реквізитів службового листа також входять позначки про погодження та резолюція.

  • В організації, куди було направлено лист, після його виконання на ньому проставляється позначка про це і відмітка про направлення його в архів;
  • Вірно складений лист підписується посадовою особою;
  • Вся інформація, надана в листі, повинна бути достовірною;
  • Службові листи складаються у двох примірниках, один з яких надсилається, а інший залишається в організації;

Вид листи оформляють, виходячи з викладеної у ньому інформації – лист-запит, лист-нагадування і т. д.

Шаблон службового листа

Складати службовий лист можна за таким шаблоном:

  • По центру бланка розташовують реквізити організації;
  • Реквізити адресата розташовують з правого боку вгорі;
  • По центру бланка звернення до адресата, при цьому використовується оборот «Шановний» або «Шановна»;
  • Виклад причин, спонукали написати лист;
  • Виклад фактів, подій, пропозицій і т. д.;
  • Пропозиції, вихідні з попереднього пункту;
  • Підпис та ініціали підписала.

Тексту службового листа має бути коротким, зрозумілим, містити достовірні факти.

Як написати службовий лист

  • Насамперед слід конкретизувати мету, з якої буде написано лист;
  • Позначити вигляд листа;
  • Викладати свої думки коротко і зрозуміло;
  • Чітко визначити дії, яких ви очікуєте в якості виконання листа;

Також слід вказати адресату, яка терміновість у вашого листа. Якщо воно термінове, то краще його відправити рекомендованим листом або в електронному вигляді.

Зразок службового листа

Назва, адреса, банківські реквізити організації-відправника

________________________________________________________________________

Директор хлібозаводу №5

Іванову П. Т.

Дата листа

Посилання на попередній документ

Про відвідування хлібозаводу (заголовок листа)

Шановний Петро Тимофійович!

Згідно з нашою домовленістю підтверджуємо відвідування учнями молодших класів (3-А, 3-Б, 4 класу) хлібозаводу 25 березня 2016 року з 13.00 до 15.00.

Прохання виділити фахівця, який провів би учням екскурсію по хлібозаводу. Кількість учнів 35 чоловік.

Додаток: Список учнів на 1 аркуші 1 екземплярі.

 

Директор школи Підпис Н.П. Крута

зразок службового листа

Завантажити: зразок службового листа

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (1 оцінок, середнє: 5.00 з 5)
Loading...
Микола Бороздін
Микола Бороздін

Працюю в сфері HR з 2003 року. Головні досягнення на позиції HR:
– 10 річний досвід роботи в сфері HR (держ. служба, виробництво, IT) у компаніях з чисельністю від 20 до 4 000 людина персоналу.
– Досвід створення HR підрозділу з “нуля”, формування системи і підбору команди
Управлінський досвід 4 року.

Читайте також:
що говорити на співбесіді

Що говорити на співбесіді: керівництво

Зміст:Що говорити на співбесіді про себеЧто повідомити про недостаткахЧто говорити на співбесіді на питання чому ...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *